Procedura wierzyciela na wypadek niewypłacalności kontrahenta

Po co firmie spisana procedura

Obwieszczenie o upadłości kontrahenta pojawia się bez uprzedzenia, a termin na zgłoszenie wierzytelności liczy się od dnia publikacji, nie od dnia, w którym ktoś w firmie je zauważył. Jeśli sprawdzanie rejestru jest „sprawą wszystkich”, w praktyce nie robi tego nikt, a spóźnienie kosztuje zryczałtowaną opłatę i miejsce w kolejce.

Spisana procedura przypisuje każdy krok do osoby i zastępcy, ustala progi kwot i daje zarządowi materiał do decyzji w kilka dni, a nie w kilka tygodni. Dokument nie musi być długi. Ważne, żeby był znany zespołowi i żeby ktoś odpowiadał za jego aktualność.

Role i odpowiedzialność

Rola	Zadanie	Zastępstwo
Osoba z działu należności	Codziennie sprawdza w KRZ listę kontrahentów z saldem powyżej progu, zapisuje trafienia i wypełnia kartę wierzyciela.	druga osoba z działu, wskazana z imienia w procedurze
Opiekun terminów	Wpisuje do wspólnego kalendarza termin zgłoszenia, sprzeciwu i głosowania, pilnuje ich do zamknięcia sprawy.	kierownik działu finansowego
Księgowość	Zestawia faktury, odsetki do dnia ogłoszenia upadłości i potwierdzenia sald.	biuro rachunkowe albo główna księgowa
Zarząd albo dyrektor finansowy	Decyduje o głosowaniu nad układem, sprzeciwach i sprawach przeciwko członkom zarządu dłużnika.	drugi członek zarządu
Prawnik zewnętrzny	Opiniuje sprawy powyżej progu prawnego i przygotowuje pozwy.	według umowy

Zespół finansowy spółki przy stole z wydrukami sprawozdania finansowego

Codzienne sprawdzanie kontrahentów w KRZ

01
Ustal listę
Raz w miesiącu księgowość wyciąga kontrahentów z saldem należności powyżej progu monitoringu oraz tych z zaległością ponad 30 dni.
02
Sprawdzaj po numerach
Każdego kontrahenta sprawdzaj w Krajowym Rejestrze Zadłużonych po NIP i KRS, w stałej porze dnia.
03
Zapisz wynik
W rejestrze wewnętrznym notujesz datę sprawdzenia i wynik, także „brak wpisu”.
04
Przy trafieniu wypełnij kartę
Rodzaj postępowania, data obwieszczenia, kwota i zabezpieczenie trafiają do kreatora karty, a wynik do teczki sprawy.
05
Zgłoś zarządowi
Tego samego dnia przekaż kartę osobie decyzyjnej, jeśli kwota przekracza próg zarządu.

Progi kwot i kto decyduje

Progi ustalacie sami, bo zależą od skali firmy i typowej wartości faktury. Generator pyta o trzy kwoty. Próg monitoringu mówi, od jakiego salda kontrahent trafia na listę codziennego sprawdzania. Próg zarządu mówi, od jakiej kwoty decyzję o głosowaniu i sprzeciwie podejmuje zarząd. Próg prawny mówi, od jakiej kwoty sprawa idzie do zewnętrznego prawnika.

Poniżej progu zarządu działa dział należności: zgłasza wierzytelność, sprawdza listę albo spis i informuje o wyniku. Zgłoszenie wierzytelności w terminie nie wymaga decyzji zarządu w żadnym przypadku, bo jest zawsze opłacalne wobec kosztu spóźnienia. Generator wpisuje to zdanie do procedury wprost.

Kiedy głosować za układem

Układ zawsze trzeba porównać z tym, co zostałoby w upadłości. W układzie liczy się procent spłaty, liczba i rozłożenie rat, okres karencji i to, czy układ obejmuje odsetki. W upadłości liczą się kategoria twojej należności, koszty postępowania, które są zaspokajane najpierw, i czas trwania sprawy. W przyspieszonym postępowaniu układowym nadzorca sporządza przed głosowaniem test zaspokojenia, czyli ocenę, ile wierzyciele dostaliby w upadłości (art. 261 ust. 2 pkt 1 PR).

Procedura powinna mówić, kto robi to porównanie i na jakich danych. Narzędzie na stronie postępowanie układowe liczy obie ścieżki na waszych liczbach. Jeśli zagłosujecie przeciw, a układ przejdzie, zastrzeżenie, że w układzie bylibyście w gorszej sytuacji niż w upadłości, trzeba zgłosić na piśmie przed zatwierdzeniem układu.

Wyciągi bankowe i niezapłacone faktury rozłożone obok laptopa

Kiedy iść w 299 KSH albo skargę pauliańską

Po umorzeniu egzekucji albo oddaleniu wniosku o upadłość z braku majątku zostają dwie drogi: roszczenie wobec członków zarządu spółki z o.o. z art. 299 KSH i skarga pauliańska wobec osoby, która dostała majątek dłużnika. Obie oznaczają osobny proces, z opłatą sądową, kosztami pełnomocnika i ryzykiem zwrotu kosztów drugiej stronie przy przegranej.

Decyzja zarządu zależy od trzech rzeczy. Pierwsza to kwota w stosunku do kosztów sprawy. Druga to siła dowodów, zwłaszcza dat powstania długu i składu zarządu. Trzecia to to, czy pozwany ma majątek, z którego po wygranej da się prowadzić egzekucję. Procedura powinna wymagać krótkiej notatki o tych trzech punktach przed każdą taką decyzją.

Jeśli zarząd uzna, że proces się nie opłaca, możliwa jest jeszcze sprzedaż wierzytelności, ale to osobna decyzja handlowa, którą procedura może tylko wymienić.

Pierwszy tydzień po obwieszczeniu

Taki rytm zostawia zapas na problemy z podpisem albo kontem i pozwala złożyć zgłoszenie długo przed końcem 30 dni. Przy kilku dłużnikach naraz procedura powinna mówić, kto ustala kolejność, najlepiej według kwoty i najbliższego terminu.

01
Dzień pierwszy
Wydruk obwieszczenia, karta wierzyciela, wpis terminu do kalendarza, informacja dla osoby decyzyjnej.
02
Dzień drugi
Księgowość zestawia faktury, dokumenty dostaw i odsetki do dnia ogłoszenia upadłości.
03
Dzień trzeci
Sprawdzenie, czy należność jest zabezpieczona i czy toczy się egzekucja albo sprawa sądowa, które trzeba opisać w zgłoszeniu.
04
Dzień czwarty
Przygotowanie treści zgłoszenia albo pisma do nadzorcy, kontrola przez drugą osobę.
05
Dzień piąty
Złożenie pisma w KRZ, zapis potwierdzenia, wstrzymanie dalszych dostaw na kredyt kupiecki do decyzji zarządu.

Archiwum dowodów

Spór o termin, kwotę albo kategorię wygrywa ten, kto ma dokumenty z datami. Procedura powinna ustalić jedną teczkę na każdego dłużnika, w formie elektronicznej, z dostępem dla działu należności i zarządu.

Wydruki obwieszczeń z KRZ z datą sprawdzenia.
Umowy, zamówienia, faktury, dowody dostaw i potwierdzenia sald.
Kopia zgłoszenia wierzytelności z potwierdzeniem złożenia w systemie.
Lista albo spis wierzytelności i ewentualny sprzeciw.
Karta głosowania i notatka z porównaniem układu z upadłością.
Postanowienia komornicze i sądowe, wezwania do zapłaty z dowodami doręczenia.

Pracownica działu należności zaznacza zaległe faktury w zestawieniu

Przegląd procedury

Raz w roku osoba odpowiedzialna sprawdza, czy role i progi są aktualne, czy zastępcy nadal pracują w firmie i czy przepisy, na które powołuje się dokument, nie zmieniły się. Datę weryfikacji przepisów podajemy na stronie jak układamy kartę. Ten serwis nie jest doradcą ani kancelarią, więc gotową procedurę warto pokazać prawnikowi firmy przed przyjęciem uchwałą zarządu.

Przepisy, na których opiera się ta strona

Prawo upadłościowe, art. 51 ust. 1 pkt 4 i 235 ust. 1 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 913)
Prawo restrukturyzacyjne, art. 119 ust. 1 i 261 ust. 2 pkt 1 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 533)
Kodeks spółek handlowych, art. 299 (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 18 z późn. zm.)
Kodeks cywilny, art. 527 i 534 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795)

Sprawdzone w tekstach jednolitych 17.10.2026. Treść nie jest poradą prawną.

Pytania i odpowiedzi

Kto w firmie powinien sprawdzać KRZ?

Najlepiej osoba z działu należności, która i tak zna salda kontrahentów, z wyznaczonym zastępcą. Ważne, żeby było to wpisane z nazwiska w procedurze, a nie przypisane działowi ogólnie.

Jak często sprawdzać kontrahentów w rejestrze?

Dla największych sald codziennie, dla pozostałych przynajmniej raz w tygodniu. Termin na zgłoszenie w upadłości to 30 dni, więc tygodniowe opóźnienie zabiera prawie jedną czwartą czasu.

Czy zgłoszenie wierzytelności wymaga uchwały zarządu?

Nie musi. Zgłoszenie składa osoba umocowana do reprezentacji albo pełnomocnik. Procedura może upoważnić dział należności do zgłaszania wszystkich wierzytelności bez względu na kwotę.

Jak ustalić próg zarządu?

Zwykle jako kwotę, której utrata byłaby odczuwalna w wyniku firmy. Generator przyjmie dowolną wartość, którą wpiszecie.

Czy procedura z generatora jest gotowa do przyjęcia?

Jest szkicem z waszymi progami i rolami. Przed przyjęciem dopasujcie nazwiska, sprawdźcie zgodność z regulaminami firmy i pokażcie ją prawnikowi.